Подготовка ко дню рождения компании, новогодней вечеринке или бизнес-конференции с партнерами – задача, которая требует внимания, ничуть не меньше процедуры подбора персонала или участия в выставках.
Как подойти к организации праздника?
Что важно учесть, если вы самостоятельно организуете корпоративный праздник? Многие положения ниже применимы, как к крупным предприятиям (от 100 человек), так и к микро-предприятиям (от 5-10 человек).
Выбор формата
Если хочется, чтобы всё прошло весело и было вовлечено максимальное количество сотрудников, узнайте у коллег, какой формат мероприятия они хотели бы? Для этих целей лучше всего подойдет быстрый опрос в корпоративной почте или личное интервьюирование.
В опрос может быть включены варианты выбора:
- Стилистики события (рок-вечеринка, в стиле 80-90х, ретро и т.п.)
- Формат застолья – фуршет, шведский стол, бизнес-ланч, ужин в ресторане
- Официальное событие (предполагает дресс-код) или неформальная встреча
- Тимбилдинг или традиционный корпоративный вечер
- Конкурсная программа / викторины / активности
- В черте города / за городом
- Живая музыка / Приглашенный DJ / Без музыкального сопровождения
Место проведения и транспортная доступность
Если вы выбираете площадку в городе, то стоит обязательно учитывать день недели, трафик, удаленность места от офиса.
Чтобы вашим сотрудникам не добираться до места сквозь пробки в метро или на улице, не стоит планировать время начала мероприятия на конец рабочего дня.
Организация бизнес мероприятий – процесс, за которым стоит много нюансов и тонкостей. Если есть сомнения в том, что хватит навыков и сил сделать всё самостоятельно, лучше обратиться к профессионалам, которые предлагают проведение мероприятий «под ключ».
Если вы проводите событие за чертой города, скажем в гостиничном комплексе или кэмпинге, стоит позаботиться о трансфере для сотрудников. Это может быть автобус или несколько минивэнов.
Доставить сотрудников до места – половина дела. Не забудьте оформить заявку на обратный трансфер. Когда мероприятие закончится. Дурной тон – привезти коллег на праздничный вечер и оставить на их усмотрение, как они будут добираться обратно.
В приглашении и по прибытии на место, коллеги должны быть оповещены о времени выезда / отъезда.
Определиться с целью
Многие (в т.ч. руководство предприятий) считают, что «корпоратив» это просто день, когда вы должны чествовать компанию, сидя за ужином со своими коллегами.
Если основательно подходить к корпоративу, то событие поможет руководству и коллективу:
- Познакомиться ближе и начать общение в неформальной обстановке
- Наладить новые связи между подразделениями
- Сравнять вертикали взаимодействия, показав, что вышестоящее руководство – такие же люди и им интересны проблемы и жизнь их коллег
- Повысить уровень корпоративного духа и мотивации (проведение тимбилдинга или награждение сотрудников за определенные результаты)
Расписать бюджет
Донести до руководителя, что бюджет лучше всего планировать в формате вилки. Т.е. от суммы до суммы. Это связано с тем, что стоимость некоторых услуг в процессе постановки задач может варьироваться.
Моменты, на которых не стоит экономить:
- Кухня и напитки
- Пространство и количество мест для гостей
- Аренда звукоусиливающей техники (усилители, колонки, радиомикрофоны, звукооператор (при необходимости))
- Сувениры и корпоративные подарки для сотрудников
- Программа вечера
Знай, где сэкономить
Есть некоторые моменты в организации, которые можно делегировать коллегам или самостоятельно закупить / заказать всё что требуется:
- Оформление зала
- Электронное приглашение по почте, вместо печати пригласительных в типографии
- Ресторан рядом со станцией метро позволит сэкономить на трансфере
- Отказ от видео съемки события
- Отказаться от ведущего и выбрать на эту роль кого-то из коллег (если у него есть такой опыт)
- Не выбирать ресторан в центре города с целью экономии бюджета
Форс-мажоры
Даже при детальном и пристальном планировании, вы, как организатор не застрахованы от непредвиденных ситуаций. Например:
- Поломка звукового оборудования
- Опаздывает ведущий или главный спикер мероприятия
- Конфликтные гости
- Недостаточно посадочных мест
- Проблемы с трансфером
- Паузы во время программы
Вам следует предусмотреть варианты решения возможных сложностей. У вас должны быть записаны резервные контакты служб такси. Управляющие персоналом площадки должен быть с вами на связи. Вы должны знать, чем занять 10-15 минутные паузы ожидания артистов.
Стоит отметить, что именно постановка цели события является ключевым фактором во всей цепочке. Отталкиваюсь от него будет проще составить бюджет, а также отчет для руководства компании о проведенном событии.