Правила хорошего корпоративного праздника

Подготовка ко дню рождения компании, новогодней вечеринке или бизнес-конференции с партнерами – задача, которая требует внимания, ничуть не меньше процедуры подбора персонала или участия в выставках.

Как подойти к организации праздника?

Что важно учесть, если вы самостоятельно организуете корпоративный праздник? Многие положения ниже применимы, как к крупным предприятиям (от 100 человек), так и к микро-предприятиям (от 5-10 человек).



Выбор формата

Если хочется, чтобы всё прошло весело и было вовлечено максимальное количество сотрудников, узнайте у коллег, какой формат мероприятия они хотели бы? Для этих целей лучше всего подойдет быстрый опрос в корпоративной почте или личное интервьюирование.

В опрос может быть включены варианты выбора:

  • Стилистики события (рок-вечеринка, в стиле 80-90х, ретро и т.п.)
  • Формат застолья – фуршет, шведский стол, бизнес-ланч, ужин в ресторане
  • Официальное событие (предполагает дресс-код) или неформальная встреча
  • Тимбилдинг или традиционный корпоративный вечер
  • Конкурсная программа / викторины / активности
  • В черте города / за городом
  • Живая музыка / Приглашенный DJ / Без музыкального сопровождения

Место проведения и транспортная доступность

Если вы выбираете площадку в городе, то стоит обязательно учитывать день недели, трафик, удаленность места от офиса.

Чтобы вашим сотрудникам не добираться до места сквозь пробки в метро или на улице, не стоит планировать время начала мероприятия на конец рабочего дня.

Если это не бизнес встреча, то стоит назначить сбор гостей на промежуток с 16.00 до 19.00.

Организация бизнес мероприятий – процесс, за которым стоит много нюансов и тонкостей. Если есть сомнения в том, что хватит навыков и сил сделать всё самостоятельно, лучше обратиться к профессионалам, которые предлагают проведение мероприятий «под ключ».

Если вы проводите событие за чертой города, скажем в гостиничном комплексе или кэмпинге, стоит позаботиться о трансфере для сотрудников. Это может быть автобус или несколько минивэнов.



Доставить сотрудников до места – половина дела. Не забудьте оформить заявку на обратный трансфер. Когда мероприятие закончится. Дурной тон – привезти коллег на праздничный вечер и оставить на их усмотрение, как они будут добираться обратно.

В приглашении и по прибытии на место, коллеги должны быть оповещены о времени выезда / отъезда.

Определиться с целью

Многие (в т.ч. руководство предприятий) считают, что «корпоратив» это просто день, когда вы должны чествовать компанию, сидя за ужином со своими коллегами.

Бесцельное застолье – самая неразумная трата бюджета, которую только можно придумать.

Если основательно подходить к корпоративу, то событие поможет руководству и коллективу:

  • Познакомиться ближе и начать общение в неформальной обстановке
  • Наладить новые связи между подразделениями
  • Сравнять вертикали взаимодействия, показав, что вышестоящее руководство – такие же люди и им интересны проблемы и жизнь их коллег
  • Повысить уровень корпоративного духа и мотивации (проведение тимбилдинга или награждение сотрудников за определенные результаты)



Расписать бюджет

Донести до руководителя, что бюджет лучше всего планировать в формате вилки. Т.е. от суммы до суммы. Это связано с тем, что стоимость некоторых услуг в процессе постановки задач может варьироваться.

Удобнее всего вести бюджет в формате таблицы, в которую заносить все озвученные ценники и контактные данные подрядчиков.

Моменты, на которых не стоит экономить:

  • Кухня и напитки
  • Пространство и количество мест для гостей
  • Аренда звукоусиливающей техники (усилители, колонки, радиомикрофоны, звукооператор (при необходимости))
  • Сувениры и корпоративные подарки для сотрудников
  • Программа вечера

Знай, где сэкономить

Есть некоторые моменты в организации, которые можно делегировать коллегам или самостоятельно закупить / заказать всё что требуется:

  • Оформление зала
  • Электронное приглашение по почте, вместо печати пригласительных в типографии
  • Ресторан рядом со станцией метро позволит сэкономить на трансфере
  • Отказ от видео съемки события
  • Отказаться от ведущего и выбрать на эту роль кого-то из коллег (если у него есть такой опыт)
  • Не выбирать ресторан в центре города с целью экономии бюджета

Форс-мажоры

Даже при детальном и пристальном планировании, вы, как организатор не застрахованы от непредвиденных ситуаций. Например:

  • Поломка звукового оборудования
  • Опаздывает ведущий или главный спикер мероприятия
  • Конфликтные гости
  • Недостаточно посадочных мест
  • Проблемы с трансфером
  • Паузы во время программы

Вам следует предусмотреть варианты решения возможных сложностей. У вас должны быть записаны резервные контакты служб такси. Управляющие персоналом площадки должен быть с вами на связи. Вы должны знать, чем занять 10-15 минутные паузы ожидания артистов.



Стоит отметить, что именно постановка цели события является ключевым фактором во всей цепочке. Отталкиваюсь от него будет проще составить бюджет, а также отчет для руководства компании о проведенном событии.


Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *